ทำไมควรใช้งาน Email แบบ IMAP บนมือถือหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ ?

ทำไมควรใช้งาน Email แบบ IMAP บนมือถือหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ ?

ในปัจจุบันเทคโนโลยีมีความสำคัญอย่างมากในการทำให้ชีวิตของเราสะดวกสบายการทำงานที่รวดเร็วและสามารถทำงานได้ทุกที่ จึงเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์รูปแบบการทำงานของผู้ใช้งาน อีเมลบริษัท ที่ต้องการใช้งานอีเมลผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อย่างโทรศัพท์มือถือที่ทุกคนมีติดตัว เพื่อให้ไม่พลาดการติดต่อทุกอีเมลสำคัญ โดยการใช้งานแบบ IMAP และ POP  เป็น 2 วิธีที่แนะนำสำหรับการใช้งานอีเมลบริษัทบนโทรศัพท์มือถือหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่

การทำงานแบบ IMAP คืออะไร ?

IMAP คือการนำข้อมูลจากเซิฟเวอร์อีเมลมาแสดงในช่องทางที่ทำการลงอีเมลนั้นไว้ ข้อมูลรับส่งอีเมลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ที่เซิฟเวอร์อีเมล จึงเหมาะกับการที่คุณต้องการใช้งานอีเมลในหลายอุปกรณ์ เช่น ในมือถือและคอมพิวเตอร์ควบคู่กันโดยต้องการเห็นอีเมลเหมือนกันทั้ง 2 อุปกรณ์

การทำงานแบบ POP คืออะไร ?

POP คือการนำอีเมลขาเข้าทั้งหมดจากเซิฟเวอร์อีเมลลงไว้ในเครื่องอุปกรณ์เครื่องใดเครื่องหนึ่งเท่านั้นและจะลบข้อมูลออกจากเซิฟเวอร์อีเมลหลังจากที่ข้อมูลได้ถูกเก็บไว้ในอุปกรณ์ดังกล่าวแล้ว หากมีการใช้งานหลายอุปกรณ์อาจพบปัญหาการได้รับข้อมูลไม่ตรงกัน

แล้วทำไมต้องใช้แบบ IMAP บนมือถือ ?

เนื่องจากการใช้งานบนมือถือนั้น โดยส่วนใหญ่เป็นการใช้งานเพื่อดูอีเมลที่จะส่งเข้ามาเท่านั้นและหากมีการใช้งานอีเมลในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่น ๆ ด้วยการใช้งานแบบ IMAP จะทำให้เห้นข้อมูลในทุก ๆ เครื่องเหมือนกัน หากใช้งานแบบ POP ซึ่งจะเก็บข้อมูลอีเมลทั้งหมดไว้ในอุปกรณ์มือถือเครื่องนั้น ๆ หากใช้งานไปซักระยะอาจเกิดปัญหาพื้นที่เต็มได้เนื่องจากมือถืออาจมีพื้นที่ไม่เพียงพอสำหรับจัดเก็บข้อมูลอีเมลทั้งหมด

ข้อมูลโดยสรุป

การใช้งานอีเมลทั้ง 2 แบบ IMAP และ POP เป็นการใช้งานอีเมลบริษัทที่มีรูปแบบแตกต่างกัน การใช้งานแบบ IMAP เหมาะสำหรับใช้งานหลายอุปกรณ์และต้องการเห็นอีเมลทั้งหมดเหมือนกัน ในขณะเดียวกันข้อมูลอีเมลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้บนเซิฟเวอร์อีเมลจึงทำให้ต้องใช้พื้นที่จำนวนมากและพื้นที่ของอีเมลอาจเต็มได้ง่าย การใช้งานแบบ POP เหมาะสำหรับการใช้งานอีเมลในอุปกรณ์เครื่องใดเครื่องหนึ่งและเก็บข้อมูลอีเมลไว้ในอุปกรณ์ดังกล่าวจะทำให้ไม่ใช้พื้นที่ของเซิฟเวอร์อีเมลมากและป้องกันปัญหาอีเมลเต็มได้ดี แต่ในทางกลับกันการใช้งานหลายอุปกรณ์อาจจะไม่ตอบโจทย์กับแบบ POP

บทความที่เกี่ยวข้อง

แนะนำโปรแกรม Thunderbird สำหรับเช็ค Email ในองค์กร

ทำไมถึงแนะนำ Thunderbird ใช้งานสำหรับเช็ค Email

  • เนื่องจากโปรแกรม Thunderbird เป็น Free Ware ที่สามารถ Dowload ได้จากหน้า Website และเป็นโปรแกรมที่ฟรีลิขสิทธิ์สามารถติดตั้งเองได้ง่ายและการใช้งานง่ายต่อผู้ใช้งาน Email ทำให้ไม่ต้องเสียเงินในการซื้อโปรแกรมและไม่มี Licen ในการกำหนดการใช้งานของโปรแกรม Thunderbird

วิธีการ Add Email ใน Thunderbird ทำได้อย่างไร

คลิกที่ไอคอน ‘Email’ เพื่อเพิ่มบัญชีผู้ใช้ใหม่
คลิกที่ ‘Skip this and use my existing email’
ใส่ชื่อ, ชื่อบัญชีอีเมล์, รหัสผ่าน จากนั้นกด ‘Continue’
เลือก POP3 และกดปุ่ม ‘Manual config’
1. Incoming: pop.(ชื่อโดเมน).com Port: 110
Outgoing: smtp.(ชื่อโดเมน).com Port: 587 2. กดปุ่ม ‘Re-test’
3. คลิก ‘Done’
จากนั้นจะมีหน้าต่างขึ้นมา เพื่อขอยืนยันการรับรอง Server
ให้คลิกปุ่ม ‘Confirm Security Exception’
1. กดปุ่ม ‘Get Mail’ เพื่อให้อีเมล์บน Server Copy ลงเครื่องคอมพิวเตอร์เรา
2. คลิก ‘Write’ เพื่อสร้างอีเมล์ใหม่
สร้างอีเมล์ เพื่อทดสอบส่งครั้งแรก จากนั้นกดปุ่ม ‘Send’
การส่งอีเมล์ครั้งแรกเมื่อติดตั้งลงบนโปรแกรม
จะมีหน้าต่างขึ้นว่า Send Message Error จะต้องกดยืนยัน SMTP
ให้กด ‘OK’
เมื่อคลิก ‘OK’ แล้วสังเกตว่าจะมีอีกหน้าต่างปรากฏขึ้นมาดังภาพ
ให้คลิก ‘Confirm Security Exception’

บทความที่เกี่ยวข้อง

ทำไมการใช้ Email บน Outlook ถึงนิยมตั้งเป็น POP

คำแนะนำการตั้งค่าบน Outlook ให้ประหยัดพื้นที่บน Mail Server และมีประสิทธิภาพ

การตั้งลายเซ็นต์หรือคำลงท้าย Email บนโปรแกรม Outlook

ทำไมการใช้งานอีเมล์องค์กรถึงใช้ใน Outlook

ทำไมการใช้ Email บน Outlook ถึงนิยมตั้งเป็น POP

POP คืออะไร?

  • อย่างที่ทราบกับทั่วไปในการใช้งานระบบ Email สามารถเลือก Type ในการ Add Email ได้ 2 ชนิดคือ POP และ Imap โดยส่วนใหญ่การ Add Email ลงในโปรแกรมที่ผู้ใช้งานสะดวกใช้งานส่วนใหญ่จะเป็นโปรแกรม Outlook Thunderbird หรือ App Mail ที่มากับเครื่องการตั้งค่า POP นั้นเป็นการดูด Email ลงอุปกรณ์ที่ตั้งค่าซึ่งต่างจาก Imap เป็นการเก็บข้อมูลบน Email Server และทำการ Sync ข้อมูลมาแสดงในอุปกรณ์ที่ใช้งานเท่านั้น

ทำไมถึงนิยมใช้ POP

  • เนื่องจาก POP เป็นการ Add Email เพื่อเก็บข้อมูลลงเครื่องซึ่งถือว่าเป็นการ Backup ข้อมูลไปในตัวและป้องกัน Email เต็มผู้ใช้งานส่วนใหญ่จะนิยมใช้งาน POP มากกว่า Imap นอกจากจะมีการใช้งานหลายอุปกรณ์ผู้ใช้งานจะเลือก Imap เพื่อใช้งานมากกว่า

Port การตั้งค่า Outlook มีอะไรบ้าง ต่างกันอย่างไร

Port การตั้งค่ามีทั้งขาเข้าและขาออกซึ่ง Port นั้นจะแตกต่างกันระหว่าง POP และ Imap ดังนี้

  • POP (ขาเข้า) : 110
  • POP (ขาเข้า SSL) : 995
  • Imap (ขาเข้า) : 143
  • Imap (ขาเข้า SSL ) : 993
  • Smtp (ขาออก) : 587
  • Smtp (ขาออก SSL) : 465

ทำไมผู้ใช้งานถึงนิยมใช้งานใน Outlook

  • เนื่องจากโปรแกรม Outlook มีการแจ้งเตือนหากมี Email ใหม่เข้ามาและใช้งานง่ายกว่าเพราะผู้ใช้งานส่วนใหญ่จะมี Outlook ที่เครื่องแล้วทำให้เป็นที่นิมยมในการใช้งานผ่าน Outlook มากกว่าโปรแกรมอื่นๆ

บทความที่เกี่ยวข้อง

คำแนะนำการตั้งค่าบน Outlook ให้ประหยัดพื้นที่บน Mail Server และมีประสิทธิภาพ

การตั้งลายเซ็นต์หรือคำลงท้าย Email บนโปรแกรม Outlook

ทำไมการใช้งานอีเมล์องค์กรถึงใช้ใน Outlook

Data Center ของ Mail Server นั้นมีผลต่อความเร็วในการใช้งาน Mail Server แค่ไหน

คำแนะนำการตั้งค่าบน Outlook ให้ประหยัดพื้นที่บน Mail Server และมีประสิทธิภาพ

การตั้งค่า Outlook ให้ประหยัดพื้นที่ทำได้อย่างไร

  • การตั้งค่า Email ใน Outlook นั้นหากต้องการให้ประหยัดพื้นที่ Email ต้องทำการ Add Account แบบ Pop เพื่อดูดข้อมูลลงเครื่องและตั้งให้ลบข้อมูลจาก Server ทุกๆ 14 วัน

การตั้งค่า Add Email ใน outlook มีกี่แบบ

  • การตั้งค่า Add Account สามารถ Add ได้ 2 Type คือ POP และ Imap และ 2 แบบนี้แตกต่างกันอย่างไร
  • Pop คือการเก็บข้อมูลไว้บนเก็บข้อมูลไว้ในเครื่องผู้ใช้งานเหมาะสำหรับการใช้งานอุปกรณ์เดียว
  • Imap คือการเก็บข้อมูลไว้บน Mail Server เหมาะสำหรับการใช้งานหลายอุปกรณ์

การตั้งค่าแบบ Imap มีผลดีและผลเสียอย่างไร

การตั้งค่าแบบ Imap มีข้อดีและข้อเสียดังนี้

ข้อดี

  • สะดวกต่อการใช้งานหลายๆอุปกรณ์ เช่น Notebook,Smartphone เป็นต้น

ข้อเสีย

  • พื้นที่ Email เต็มไวเนื่องจาก Imap เป็นการเก็บข้อมูลไว้บน Server

การตั้งค่าแบบ Pop มีผลดีและผลเสียอย่างไร

ข้อดี

  • Email จะไม่เกิดปัญหาเต็มเหมาะสำหรับการใช้งานอุปกรณ์เดียว

ข้อเสีย

  • หากมีการใช้งานหลายอุปกรณ์ ข้อมูลกล่อง Sent จะไม่สามารถเห็นได้ทุกอุปกรณ์

วิธีการ Add Email ใน Outlook ทำได้อย่างไร

  • File > Info > Add Account
    เลือก Manual setup or additional server types และกด Next
    เลือก POP or IMAP จากนั้นกด Next
    พิมพ์รายละเอียดของบัญชีอีเมล์
    Incoming mail server: pop.(ชื่อโดเมน).com
    Outgoing mail server: smtp.(ชื่อโดเมน).com
    User Name: (บัญชีอีเมล์)
    จากนั้นกดปุ่ม More Settings
    ที่แท็บ Outgoing Server เลือก My Outgoing Server (SMTP)…
    เลือก Use same settings as my incoming mail server
    แท็บ Advanced
    Incoming server (POP3) Port: 110 หรือ (IMAP) Port: 143
    Outgoing server Port: 587
    ทำเครื่องหมายที่ Leave a copy of messages on the server
    ไม่อย่างนั้นข้อความจะถูกดูดลงเครื่องหมด
    และติ๊กที่  Remove from server after 14 days
    เพื่อให้ Inbox บน Server ไม่มีวันเต็ม
    คลิกที่ Test Account Settings…
    หากตั้งค่าถูกต้อง สถานะจะขึ้นว่า Completed จากนั้นกดปุ่ม Close
    และกด Next อีกครั้งจนมีปุ่ม Finish ขึ้นมาให้กด

พื้นที่ Email ควรมีอย่างน้อยเท่าไร

  • พื้นที่ Email อย่างน้อย 500 MB-2GB

บทความที่เกี่ยวข้อง

ทำไมการใช้งานอีเมล์องค์กรถึงใช้ใน Outlook

การตั้งลายเซ็นต์หรือคำลงท้าย Email บนโปรแกรม Outlook

App ที่นิยมใช้เช็ค Email บนมือถือและ ipad

การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?

การใช้งาน Email บนมือถือจะทำให้พื้นที่มือถือเต็มมั้ย ?

การตั้งลายเซ็นต์หรือคำลงท้าย Email บนโปรแกรม Outlook

ลายเซ็นท้ายหรือคำลงท้าย Email คืออะไร

  • ลายเซ็นหรือข้อความทั้าย Email คือการระบุชื่อ นามสกุล ที่อยู่ หรือ Contact ของผู้ส่ง Email ส่วนใหญ่จะใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อเป็นลายเซ็นท้าย Email เพื่อเป็นการบ่งบอกว่า Email ดังกล่าวนั้นมีตัวตนส่งมาจริงๆและเป็นการส่ง Email ในนามบริษัทหรือในนามบุคคลด้วย หากเป็นการติดต่อทาง Email Hosting อย่างมืออาชีพ ลายเซ็นถือว่าเป็นองค์ประกอบในการเขียน Email อย่างมากเช่นกัน
  • ตัวอย่างเช่น
    ——————-
    Regards,
    Name Surname (ชื่อ นามสกุล)
    Position (ชื่อตำแหน่ง)Company Co., Ltd. (ชื่อบริษัท)
    Address:  (ที่อยู่บริษัท)
    Tel : +66 (เบอร์โทรออฟฟิต)
    Email: name@yourcompany.com (อีเมล์ของคุณ)

ทำไมต้องตั้งลายเซ็นหรือคำลงท้าย Email

  • ทำให้เกิดประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารมากขึ้น ทำให้ช่องทางการติดต่อมีหลายทางเลือก ถ้าหากเกิดว่าอีเมล์มีปัญหาในการติดต่อ ก็สามารถติดต่อช่องทางอื่นที่ระบุไว้ในลายเซ็นได้
  • เกิดความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร เพราะหัวใจในการดำเนินธุรกิจ คือความน่าเชื่อ มีการระบุตัวตนที่ตั้ง ของบริษัท อย่างชัดเจน เกิดความสบายใจของผู้ติดต่อ
  • มองเห็นความเป็นมาตรฐานขององค์กร ดูเป็นมืออาชีพในการติดต่อธุรกิจ

วิธีการตั้งลายเซ็นใน outlook ตั้งได้อย่างไร

  • 1.ในข้อความใหม่ บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม รวม ให้คลิก ลายเซ็น แล้วคลิก ลายเซ็น
  • 2.บนแท็บ ลายเซ็นอีเมล์ ให้คลิก สร้าง
  • 3.พิมพ์ชื่อสำหรับลายเซ็น แล้วคลิก ตกลง
  • 4.ในกล่อง แก้ไขลายเซ็น ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการรวมไว้ในลายเซ็น
  • 5.เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อความ ให้เลือกข้อความ จากนั้นใช้ปุ่มลักษณะและการจัดรูปแบบเพื่อเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ
  • 6.เมื่อต้องการเพิ่มองค์ประกอบอื่นนอกจากข้อความ ให้วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้องค์ประกอบนั้นปรากฏ แล้วเลือกทำสิ่งใดๆ ต่อไปนี้
  • 7.หลังจากที่คุณสร้างลายเซ็นเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก ตกลง

วิธีการตั้งลายเซ็นใน thunderbird ตั้งได้อย่างไร

เลือก Preferences > Account Settings

 

เลือก Account ที่ต้องการตั้งค่าด้านซ้าย จากนั้นกรอกข้อความที่เป็นคำลงท้ายอีเมล์
จากนั้นคลิก OK

บทความที่เกี่ยวข้อง

ทำไมการใช้งานอีเมล์องค์กรถึงใช้ใน Outlook

App ที่นิยมใช้เช็ค Email บนมือถือและ ipad

ปัญหาที่แท้จริงที่ทำให้ Mail Server ส่ง Email ไม่ถึงปลายทาง

การแนบไฟล์ในการใช้งาน Mail Server ควรเป็นเท่าไหร่ ?

การใช้งาน Email บนมือถือจะทำให้พื้นที่มือถือเต็มมั้ย ?

ทำไมการใช้งานอีเมล์องค์กรถึงใช้ใน Outlook

Outlook คืออะไร

  • Outlook คือ Cl เป็นโปรแกรม Email Client หรือ โปรแกรมช่วยเช็คเมล์ ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ถูกจัดขึ้นมาเพื่อสำหรับการใช้งานบนระบบอีเมล์เซิฟเวอร์และพัฒนาโดยบริษัท Microsoft มีการใช้งานมากในตาม office ทั่วไป มีการจัดเก็บข้อมูลที่ดี ใช้งานง่าย จัดการบัญชีผู้ใช้งานสะดวก มีความเสถียรในการทำงาน

Outlook Add account อย่างไร

File > Info > Add Account
เลือก Manual setup or additional server types และกด Next
เลือก POP or IMAP จากนั้นกด Next
พิมพ์รายละเอียดของบัญชีอีเมล์
Incoming mail server: pop.(ชื่อโดเมน).com
Outgoing mail server: smtp.(ชื่อโดเมน).com
User Name: (บัญชีอีเมล์)
จากนั้นกดปุ่ม More Settings
ที่แท็บ Outgoing Server เลือก My Outgoing Server (SMTP)…
เลือก Use same settings as my incoming mail server
แท็บ Advanced
Incoming server (POP3) Port: 110 หรือ (IMAP) Port: 143
Outgoing server Port: 587
ทำเครื่องหมายที่ Leave a copy of messages on the server
ไม่อย่างนั้นข้อความจะถูกดูดลงเครื่องหมด
และติ๊กที่  Remove from server after 14 days
เพื่อให้ Inbox บน Server ไม่มีวันเต็ม
คลิกที่ Test Account Settings…
หากตั้งค่าถูกต้อง สถานะจะขึ้นว่า Completed จากนั้นกดปุ่ม Close
และกด Next อีกครั้งจนมีปุ่ม Finish ขึ้นมาให้กด

ทำไมผู้ใช้งานถึงเลือกใช้ Outlook มากกว่า

  • มันมีการแจ้งเตือนเมื่อมีอีเมล์เข้ามายังกล่องจดหมายของคุณอย่างรวดเร็ว Real Time ทำให้ผู้ใช้งาน Email จะไม่พลาดการตอบกลับจากผู้ส่ง
  • สามารถเชื่อมต่อการส่งอีเมล์ในองค์กรได้ โดยไม่ต้องต่อ Internet
  • สามารถกำหนดการบันทึกการสนทนาอัตโนมัติ
  • สามารถจัดเก็บรายละเอียดเพิ่มเติมได้เช่น บริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ส่วนตัว หรือข้อมูลต่างๆที่จำเป็นต่อการบันทึกจดจำ
  • ไวรัส ซึ่ง Fire Wall ของระบบ Windows สามารถกำจัดและกักไว้รัสได้เพราะ ไวรัสไม่สามารถที่จะทำงานบน Microsoft Outlook ได้

บทความที่เกี่ยวข้อง

การตั้งลายเซ็นต์หรือคำลงท้าย Email บนโปรแกรม Outlook

คำแนะนำการตั้งค่าบน Outlook ให้ประหยัดพื้นที่บน Mail Server และมีประสิทธิภาพ

ทำไมการใช้ Email บน Outlook ถึงนิยมตั้งเป็น POP

การใช้งาน Email บนมือถือใช้อินเตอร์เน็ตหรือ 3G เยอะแค่ไหน

App ที่นิยมใช้เช็ค Email บนมือถือและ ipad