ท่านที่เริ่มทำบริษัท แต่ยังใช้งานอีเมลในการติดต่องานเป็นฟรีอีเมลอยู่ เช่น @gmail หรือ @hotmail ซึ่งการใช้งานฟรีอีเมลนั้นอาจดูไม่ค่อยมีความน่าเชื่อถือสักเท่าไร จึงต้องการใช้งานอีเมลบริษัท แต่ไม่รู้ต้องเริ่มอย่างไร บทความนี้จะมาบอกถึงการสร้างอีเมลบริษัทโดยขั้นตอนสร้างอีเมลบริษัทง่าย ๆ ดังนี้

ขั้นตอนสร้างอีเมลบริษัท

1. ต้องตรวจสอบความต้องการของบริษัทตนเอง

บริษัทขนาดเล็กส่วนใหญ่ต้องการเพียงสร้างอีเมล @company.com เท่านั้น แต่บริษัทที่มีขนาดใหญ่ขึ้นมักมีความต้องการที่มากขึ้น เช่น การ Share Drive ภายในบริษัท การใช้งานโปรแกรมอื่นในบริษัท หรือ จะเป็นการประชุมออนไลน์ในบริษัทเป็นต้น ซึ่งเราต้องเรียนรู้พฤติกรรมและพื้นฐานด้าน IT ของพนักงานตนเอง เนื่องจากหากท่านใช้งานระบบอีเมลที่มี Function มากมายแต่พนักงานไม่สามารถใช้งานได้ เราอาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายไปโดยไม่จำเป็นและอาจจะเพิ่มความยากต่อการใช้งานของระบบมากขึ้นด้วย

2. ต้องกำหนดงบประมาณ

ผู้ใช้งานควรกำหนดงบประมาณที่สามารถจ่ายไหว เพราะการใช้งานอีเมลบริษัทนั้นเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่องรายปี ต้องมั่นใจว่าบริษัทสามารถจ่ายค่าใช้จ่ายนี้ได้ทุกปี เพราะการปรับเปลี่ยนในภายหลังอาจจะสร้างความยุ่งยากต่อการใช้งาน

3. ต้องคิดชื่อโดเมนที่ต้องการใช้งาน

โดยส่วนใหญ่แล้วบริษัทที่พึ่งเริ่มใช้งานอีเมลบริษัทมักจะยังไม่ได้จดโดเมนโดยทางเราขอแนะนำเทคนิคการคิดชื่อโดเมนที่ต้องการนำไปใช้งานดังนี้

• สั้นและจดจำง่าย
• หากจำเป็นต้องใช้ชื่อยาว ๆ ควรเป็นคำที่มีความหมาย และผู้คนทั่วไปสามารถสะกดได้ง่าย เช่น thailand ก็ควรใช้คำว่า thailand ไปเลยหรือ thai เป็นต้น เพราะเป็นคำทั่วไปที่สะกดได้ง่าย
• ไม่ควรมีเครื่อหมาย – (ขีดกลาง) ถึงแม้ว่าจะใช้ได้เพราะอาจจะทำให้ผู้ต้องการเข้าเว็บสะกดผิดเป็น _ (ขีดล่าง) และพิมพ์ชื่ออีเมลผิดได้

4. ต้องคิดชื่อ User ที่ต้องการใช้งาน

สำหรับการตั้งชื่ออีเมลนั้น สามารถตั้งตามความต้องการได้เลย แต่สำหรับท่านใดที่ยังคิดไม่ออก ทางเรามีตัวอย่างแนะนำดังนี้ บางบริษัทอาจจะตั้งชื่ออีเมลเป็นชื่อกลางแผนก เช่น sale@company.com, account@company.com หรือ อาจจะตั้งชื่อเป็นชื่อพนักงาน เช่น somchai.y@company.com ซึ่งท่านต้องส่งรายชื่อเหล่านั้นไปยังผู้ให้บริการเพื่อสร้างระบบรองรับไว้

5. ต้องเลือกระบบอีเมลบริษัทที่ต้องการใช้งาน

ปัจจุบันมีผู้ให้บริการอีเมลบริษัทจำนวนมากโดยท่านควรเลือกจากงบประมาณ และความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ ซึ่งปัจจุบันมีผู้ให้บริการอีเมลบริษัทที่เป็นที่นิยมดังนี้

• Google Workspace ของทาง Google inc.
• Microsoft Office 365 ของทอง Microsoft inc.
• Zoho Email ของทาง Zoho inc.
• GoCloud ของทางบริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

6. การเลือกผู้ให้บริการอีเมล

สำหรับการเลือกผู้ให้บริการนั้น บริษัทควรเลือกผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือ และมีประสบการณ์ เพราะการเลือกผู้ให้บริการนั้นจะส่งผลต่อบริการหลังการขาย หรือ เวลาที่ท่านพบปัญหา

ปัญหาที่จะพบในการใช้งานอีเมลบริษัท

หลายคนคงคิดว่าหลังจากใช้งานอีเมลบริษัทแล้วก็จะสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่น ตราบใดที่ได้ทำการชำระค่าบริการให้แก่ผู้ให้บริการ แต่ที่จริงแล้วอย่าลืมว่าอีเมลบริษัทนั้นถูกใช้งานโดยพนักงานที่มี Skill IT ที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ตั้งแต่พนักงานบางท่านอาจจะมีความสามารถทาง IT ไม่ค่อยมากนัก ไปจนถึงพนักงานที่สามารถใช้งาน IT ได้อย่างคล่องแคล่ว และไม่มีทางที่พนักงานทั้งหมดจะใช้งานได้อย่างราบรื่นตลอดเวลา ซึ่งไม่ว่าระบบจะมีประสิทธิภาพมากเพียงใดหากเกิดปัญหาการใช้งาน ไม่ว่าจะเกิดการตั้งค่าผิดพลาดของพนักงานเอง หรือ จากระบบ ท่านต้องสามารถติดต่อผู้ให้บริการ และต้องได้รับคำแนะนำในการแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้

ข้อมูลโดยสรุป

อีเมลบริษัทเป็นระบบที่สำคัญยิ่งในการสื่อสารสำหรับบริษัท ในยุคปัจจุบัน ถึงแม้ว่าในการเริ่มใช้งานช่วงแรก ๆ อาจจะไม่ค่อยมีความสำคัญมากนักแต่เมื่อใช้งานไประยะหนึ่งจะทราบว่าลูกค้า และผู้ติดต่อทั้งหมดจะทำการติดต่อมายังอีเมลบริษัท ดังนั้นควรเลือกผู้ให้บริการและระบบที่มีคุณภาพและบริการหลังการขายที่เชื่อถือได้ ซึ่งสามารถทำตามขั้นตอนสร้างอีเมลบริษัทง่าย ๆ ด้านบนได้เลย

บทความที่เกี่ยวข้อง

• Google Workspace ราคาถูก โดยวิธีการ Hybrid
• เริ่มสร้าง Email @Domain ด้วย Google Workspace
• Microsoft 365 คืออะไร ?
• อีเมลบริษัทต่างจากฟรีอีเมล์อย่างไร ?
• Google Workspace 2 ระบบเหมาะกับใคร